Política de Tratamiento de Información

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

CIRUPAT IPS – Centro Integral de Cirugía Plástica y Dermatopatología IPS S.A.S.

NIT: 901.886.050

Contenido

1. Consideraciones generales

2. Obligatoriedad

3. Definiciones

4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales
    4.1. Principios sobre la recolección
    4.2. Principios sobre el uso
    4.3. Principios sobre la calidad de la información
    4.4. Principios sobre protección, acceso y circulación

5. Tratamientos y finalidades
    5.1. Candidatos y trabajadores
    5.2. Clientes y proveedores
    5.3. Pacientes
    5.4. Personal de la salud vinculado

6. Derechos de los Titulares

7. Legitimación para el ejercicio de derechos

8. Deberes de CIRUPAT IPS como Responsable

9. Deberes de Encargados del Tratamiento

10. Autorización del Titular
    10.1. Datos personales
    10.2. Datos sensibles
    10.3. Datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

11. Transferencia y transmisión internacional

12. Procedimientos de consultas y reclamos

13. Persona/Área responsable de protección de datos

14. Videovigilancia

15. Vigencia de la política y de las bases de datos

16. Datos del Responsable del Tratamiento

1. Consideraciones generales

CIRUPAT IPS – Centro Integral de Cirugía Plástica y Dermatopatología IPS S.A.S. (“CIRUPAT IPS”) es una persona jurídica constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio en Carrera 9 N° 116 – 20 Cons. 618, dedicada a la prestación de servicios de salud en las áreas de cirugía plástica, dermatología, dermatopatología y disciplinas afines.

El artículo 15 de la Constitución Política reconoce el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. La Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus reglamentos establecen condiciones para el tratamiento legítimo de datos personales; los artículos 17 literal k) y 18 literal f) exigen adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley y la atención de consultas y reclamos. El Decreto 1377 de 2013 (Cap. III) reglamenta aspectos de contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento y Avisos de Privacidad.

CIRUPAT IPS adopta esta Política de Tratamiento de Información (PTI), de obligatorio cumplimiento en toda actividad que involucre datos personales.

2. Obligatoriedad

Esta PTI es de estricto cumplimiento para todos los trabajadores de CIRUPAT IPS, contratistas, proveedores y terceros que actúen en su nombre.
Cuando no exista vínculo laboral, los contratos incluirán cláusulas de protección de datos que obliguen a cumplir esta PTI. El incumplimiento podrá acarrear sanciones disciplinarias o contractuales y las responsabilidades patrimoniales a que haya lugar.

3. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento.

Consulta: Solicitud para conocer información que reposa en bases de datos o archivos.

Dato Personal / Dato: Información vinculada o asociable a persona natural determinada o determinable. Puede ser público, privado, semiprivado o sensible.

Dato Sensible: Información que afecta la intimidad o puede generar discriminación (origen racial/étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos/organizaciones, datos de salud, vida sexual, biométricos).

Dato Público: El calificado como tal por la ley o la Constitución (p. ej., estado civil, profesión, calidad de comerciante o servidor público, registros públicos).

Dato Privado: Por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

Dato Semiprivado: No íntimo ni público; su conocimiento puede interesar a un sector o a la sociedad (p. ej., cumplimiento de obligaciones con el sistema de seguridad social).

Responsable del Tratamiento: Quien decide sobre la recolección y finalidades del Tratamiento (CIRUPAT IPS).

Encargado del Tratamiento: Quien trata datos por cuenta del Responsable.

Titular: Persona natural a la cual se refieren los datos.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).

Transmisión: Comunicación de datos para que un Encargado realice tratamiento por cuenta del Responsable (en Colombia o en el exterior).

Transferencia: Envío de datos por Responsable o Encargado a otro Responsable (en Colombia o en el exterior).

4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

El Tratamiento se realizará conforme a la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y normas relacionadas, bajo los siguientes principios:

4.1. Recolección

Libertad: Requiere autorización previa, expresa e informada, salvo mandato legal o judicial. Prohibido el uso de medios engañosos o fraudulentos.

Limitación: Solo se recolectarán datos adecuados, pertinentes, necesarios y acordes con las finalidades.

4.2. Uso

Finalidad: Legítima, informada al Titular antes de la recolección. Cambios sustanciales de finalidad requerirán nueva autorización.

Temporalidad: Conservación por el tiempo razonable y necesario según finalidades y obligaciones legales/contractuales; luego, supresión segura e irreversible.

No discriminación: Prohibidos actos discriminatorios derivados del tratamiento.

Reparación: Deber de indemnizar perjuicios por fallas en el tratamiento, cuando corresponda.

4.3. Calidad de la información

Veracidad/calidad: Datos veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Prohibido tratar datos parciales o que induzcan a error.

4.4. Protección, acceso y circulación

Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Transparencia: Derecho del Titular a obtener información sobre la existencia y uso de sus datos.

Acceso/circulación restringida: Acceso solo a: (i) el Titular, (ii) autorizados por este, (iii) personal autorizado de CIRUPAT IPS, (iv) autoridades con competencia legal o judicial.

Confidencialidad: Obligación de reserva incluso después de finalizar la relación que originó el tratamiento.

5. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

CIRUPAT IPS tratará datos personales de forma leal y lícita para cumplir su objeto social. Las finalidades incluyen, de manera enunciativa:

5.1. Candidatos y trabajadores

Reclutamiento, selección, contratación, verificación de referencias; afiliaciones y reportes al Sistema General de Seguridad Social; gestión de nómina y beneficios; comunicaciones internas (incluida notificación de procesos disciplinarios), ingreso a sistemas, perfilamiento de accesos, indicadores de gestión, certificaciones, incapacidades, coordinación operativa (turnos, novedades), bienestar, reconocimiento, seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), COPASST y demás finalidades necesarias para el desarrollo, ejecución y terminación de la relación laboral o precontractual.

Facultades durante selección:
a) Acceder/validar datos en bases de entidades públicas/privadas, nacionales o extranjeras;
b) Contactar terceros para referencias personales, laborales o profesionales;
c) Gestionar documentación de ingreso y cumplimiento normativo.

5.2. Clientes y proveedores

Telemercadeo y atención de llamadas; actualización de información; gestión comercial y de compras; encuestas de satisfacción; PQR; manejo de medios de pago; creación en bases de datos; consultas en bases públicas/privadas; envío de información contable/tributaria; pagos y gestiones financieras; cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

5.3. Pacientes

(i) Cumplimiento de obligaciones derivadas de la relación asistencial; (ii) Cumplimiento de obligaciones en materia de salud y otras legales; (iii) Orientación sobre tratamientos y servicios; (iv) Seguimiento de adherencia y educación al paciente; (v) Agendamiento de consultas y procedimientos; (vi) Diagnóstico y tratamiento; (vii) Envío/gestión de muestras, biopsias y resultados de laboratorio y dermatopatología; (viii) Contacto con acompañantes o familiares durante procedimientos; (ix) Entrega de resultados por medios habilitados; (x) Seguimiento postoperatorio y control; (xi) Información comercial relacionada con servicios, convenios o beneficios (siempre respetando las preferencias del Titular); (xii) Inclusión en bases clínicas y administrativas; (xiii) Asesoría en uso de medicamentos; (xiv) Farmacovigilancia y tecnovigilancia; (xv) Atención de PQR; (xvi) Fines estadísticos y científicos con disociación cuando aplique; (xvii) Participación en estudios clínicos previa autorización específica; (xviii) Registro fotográfico y/o audiovisual con fines estrictamente clínicos y de seguridad del paciente, conservado como parte de la historia clínica y con autorizaciones cuando corresponda; (xix) Otras finalidades necesarias para el cabal cumplimiento de obligaciones asistenciales y contractuales.

5.4. Personal de la salud vinculado (contratistas/adscritos)

Afiliación y habilitación contractual; pagos de honorarios; seguimiento de objeto contratado y agenda de pacientes; reportes a autoridades; validaciones de idoneidad; encuestas de satisfacción y controles de calidad; invitaciones a actividades académicas/científicas; farmacovigilancia/tecnovigilancia; gestión de PQR; cumplimiento de obligaciones en SGSSS y SG-SST; y en general finalidades necesarias para la ejecución del vínculo.

Tratamientos generales adicionales (aplican a todas las categorías, cuando proceda):
a) Gestión precontractual, contractual y poscontractual; b) Trámites, encuestas de satisfacción, comunicaciones por canales físicos o digitales; c) Suministro de información a red comercial/terceros con vínculo contractual para fines autorizados; d) Prestación de servicios de computación en la nube (nacional/internacional) con Encargados; e) Consultas en centrales de información cuando aplique; f) Acceso a información de entidades públicas y privadas para fines legítimos; g) Uso de datos de control de acceso y videograbaciones para seguridad de personas, bienes e instalaciones.

6. Derechos de los Titulares

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

Obtener copia de la autorización otorgada.

Ser informado del uso dado a sus datos.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones.

Solicitar la revocatoria de la autorización y/o supresión del dato cuando no exista deber legal o contractual de conservación.

Acceso gratuito a su información en formatos de fácil lectura.

7. Legitimación para el ejercicio de los derechos

Pueden ejercer los derechos: (i) el Titular; (ii) sus causahabientes; (iii) representante y/o apoderado con acreditación; (iv) tercero por estipulación a favor de otro; (v) respecto de NNA, sus representantes legales conforme a la normatividad aplicable.

8. Deberes de CIRUPAT IPS como Responsable del Tratamiento

8.1. Frente al Titular

Solicitar y conservar autorizaciones; informar finalidades y derechos; garantizar hábeas data; informar usos; tramitar consultas y reclamos en los términos legales; adoptar esta PTI y mantenerla disponible.

8.2. Calidad, seguridad y confidencialidad

Observar veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad; conservar la información con medidas adecuadas; actualizar y rectificar cuando proceda.

8.3. Cuando actúe mediante Encargados

Impartir instrucciones; suministrar únicamente datos autorizados; celebrar acuerdos/ cláusulas de transmisión con obligaciones de seguridad, confidencialidad y finalidad; comunicar novedades y rectificaciones; exigir cumplimiento de esta PTI y de la ley; informar cuando la información esté en discusión.

8.4. Respecto de la SIC

Informar incidentes de seguridad y riesgos relevantes; atender instrucciones y requerimientos.

9. Deberes de los Encargados del Tratamiento

Garantizar hábeas data; custodiar con seguridad; actualizar/rectificar/suprimir oportunamente; registrar “reclamo en trámite” y “información en discusión judicial” cuando proceda; bloquear y abstenerse de circular datos controvertidos por orden de la SIC; permitir acceso solo a autorizados; informar incidentes de seguridad; cumplir instrucciones del Responsable y de la SIC.
Si CIRUPAT IPS obra simultáneamente como Responsable y Encargado, cumplirá ambos conjuntos de deberes.

10. De la autorización

10.1. Autorización para tratar datos personales

Antes de recolectar, se informará al Titular: (i) tratamiento y finalidades; (ii) carácter facultativo de respuestas sobre datos sensibles o de NNA; (iii) derechos del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012; (iv) identificación y datos de contacto de CIRUPAT IPS.
La autorización podrá constar por escrito, medio electrónico o conducta inequívoca verificable (nunca el silencio). Se conservará prueba de la información suministrada y del consentimiento.

Legitimados para autorizar: Titular; causahabientes; representante/apoderado; tercero por estipulación a favor de otro.

10.2. Datos sensibles

Se requerirá autorización explícita; se informará que no está obligado a autorizar y se identificará la finalidad específica del tratamiento.

10.3. Datos de NNA

Autorización por representante legal, garantizando derecho a ser escuchados según su madurez y el interés superior del menor. Carácter facultativo de respuestas sobre datos de NNA. Finalidades idóneas y proporcionales.

11. Transferencia y transmisión internacional

11.1. Transferencia internacional

Requiere autorización previa, expresa e inequívoca del Titular, salvo excepciones legales.

11.2. Transmisión nacional/internacional

Cuando se transmita a Encargados dentro o fuera de Colombia, se pactarán cláusulas/contratos que definan: alcance, actividades, obligaciones frente a Titular y Responsable, finalidad autorizada, seguridad y confidencialidad, y cumplimiento de esta PTI y de la ley colombiana.

12. Procedimientos para ejercer derechos (consultas y reclamos)

CIRUPAT IPS dispondrá de mecanismos que prueben radicación y trámite. Canales principales:

Correo electrónico: cirupat.ips@cirupat.com / cirupat24@gmail.com

Dirección para notificaciones: Cra 9 N° 116 – 20, Cons. 618, Bogtá, Colombia

12.1. Pautas

Consultas.
Se verificará la identidad del solicitante y se responderá en máximo diez (10) días hábiles desde el recibo. Si no fuere posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos.
Objeto: corregir, actualizar, suprimir datos o quejarse por presunto incumplimiento. Debe contener: (i) nombre e identificación del Titular o legitimado; (ii) descripción de hechos y pretensiones; (iii) dirección para respuestas; (iv) documentos y pruebas.
Si está incompleto, se requerirá subsanar dentro de cinco (5) días hábiles; si no se aporta en dos (2) meses, se entiende desistido.
Al recibir un reclamo completo, se registrará “reclamo en trámite” en máximo dos (2) días hábiles. El reclamo se resolverá en quince (15) días hábiles; de no ser posible, se informará la causa y se ampliará hasta ocho (8) días hábilesadicionales.

13. Persona o área responsable de protección de datos

Área Administrativa de CIRUPAT IPS
Dirección: cirupat.ips@cirupat.com / cirupat24@gmail.com

14. Videovigilancia

CIRUPAT IPS utiliza sistemas de videovigilancia en áreas internas y externas, informados mediante avisos visibles. La finalidad es la seguridad de personas, bienes e instalaciones y el soporte probatorio ante autoridades competentes.
Las imágenes se conservarán por un término razonable y solo accederán personas autorizadas. Respecto de trabajadores, las imágenes podrán usarse como soporte en control de cumplimiento de funciones/horario y en actuaciones disciplinarias, respetando el debido proceso. El Titular podrá solicitar acceso en los términos legales.

15. Fecha de entrada en vigor y período de vigencia de las bases de datos

Esta PTI rige a partir del 01/10/2025.
Las bases de datos se conservarán por el tiempo necesario para las finalidades informadas y los plazos legales/contractuales aplicables; cumplidos estos, se procederá a la supresión segura o bloqueo cuando corresponda.

16. Datos del Responsable del Tratamiento

CIRUPAT IPS – Centro Integral de Cirugía Plástica y Dermatopatología IPS S.A.S.
NIT: 901.886.050
Carrera 9 N° 116 – 20 Cons. 618
Correo electrónico oficial para habeas data: cirupat.ips@cirupat.com / cirupat24@gmail.com
Página web: www.cirupat.com